مواردی که باید پیش از خرید نرم افزارهای حسابداری در نظر داشته باشیم
نرم افزارهای متعدد و متنوعی جهت انجام امور حسابداری در بازار وجود دارد. به همین دلیل توصیه می کنیم پیش از خرید هر نوع نرم افزار حسابداری به خوبی تحقیق کنید تا بتوانید بهترین و مناسب ترین آنها را انتخاب کنید. برخی از معیارهایی که بهنگام انتخاب باید در نظر داشته باشید را در این مقاله عنوان کرده ایم:
نیازهای خود را بررسی و تحلیل کنید
پیش از خرید هر نوع نرم افزار حسابداری، نیازهای شرکت خود را مد نظر داشته باشید و قابلیت ها، کارکردها و گزارشاتی که از برنامه انتظار دارید را بر اساس آنها ارزیابی کنید. ببینید چه معاملاتی در کسب و کار شما مهم تر است و بر اساس آن برنامه ای که می تواند آنها را به بهترین نحو مدیریت کند را انتخاب کنید. هر نوع گزارشی که برای نظارت و کنترل یا ارتباط با اپلیکیشن های شخص سوم لازم دارید را نیز در این مرحله مد نظر داشته باشید.
نظرات دیگر کاربران را بخوانید
خواندن نظرات دیگر کاربران در رابطه با یک نرم افزار خاص به شما کمک می کند تا شناخت بهتری از آن پیدا کنید. در بسیاری از سایت ها نظرات بسیاری در رابطه با موضوعاتی مانند سهولت استفاده، گزارش نویسی، خدمات پشتیبانی، سازگاری سیستم عامل و قیمت وجود دارد که می توانید از آنها بهره مند شوید.
سهولت استفاده از نرم افزار
هم شما و هم کارمندانتان باید نحوه ی استفاده از این نرم افزارها را بلد باشید. از آنجایی که ممکن است گردش نیروی کار داشته باشید، سعی کنید نرم افزاری را انتخاب کنید که نه تنها نیازهای شما را برآورده می کند، بلکه یادگیری آن با توجه به زمان و سرمایه ای که صرف می کنید آسان باشد. اگرچه نرم افزارهای حسابداری بسیار خوبی وجود دارد، اما اگر کارکنان نتوانند به خوبی با آنها کار کنند فایده ای نخواهد داشت.
خدمات پشتیبانی نرم افزار را مد نظر داشته باشید
بسیاری از شرکت های عرضه کننده خدمات زیادی را از طرق مختلف مانند تلفن، ایمیل یا بصورت آنلاین برای مشتریان خود فراهم می کنند. برخی از این شرکت ها در صورتی که محصول را خریده باشید، بصورت رایگان پشتیبانی فنی دارند، اما اکثر آنها برای ارائه چنین خدماتی مبلغی را دریافت می کنند. حتما نظر دیگر کاربرانی که از نرم افزار مورد نظر شما استفاده می کنند را بخوانید، چراکه سطح خدمات پشتیبانی این شرکت ها متفاوت و متغیر است، برخی از آنها خدمات خوبی ارائه می دهند، درحالیکه دیگر شرکت ها اینطور نیستند. بعضی شرکت ها هزینه پشتیبانی را هر ساله به صورت اجباری دریافت می کنن و در صورت عدم پرداخت نرم افزار شما غیر فعال می شود و در بعضی شرکت ها هزینه پشتیبانی را غیر اجباری کرده و در صورت تمایل می توانید آن را پرداخت کنید
مقیاس پذیری نرم افزار را در نظر داشته باشید
فکر می کنید کسب و کارتان تا چه اندازه رشد و توسعه خواهد داشت؟ سعی کنید نرم افزاری را انتخاب کنید که با میزان رشد کاری شما هماهنگ باشد.
به عنوان مثال، آیا می خواهید نرم افزار علاوه بر لپتاپ و دسکتاپ بر تلفن همراه هم قابل اجرا باشد؟ آیا به نرم افزاری نیاز دارید که قابلیت اجرا بر شبکه داشته باشد؟ هزینه ی اضافه کردن کاربرهای بیشتر به نرم افزارتان چقدر خواهد بود؟ پیش از انتخاب نرم افزار مناسب حتما چنین سوالاتی را از خود بپرسید و اگر کسب و کار شما مبتنی بر شبکه است، حتما با متخصص آی تی خود مشورت کنید تا نرم افزار منتخبتان با سخت افزار شما سازگار باشد.
آیا به مدیریت اسناد نیاز دارید؟
برخی از شرکت ها ترجیح می دهند اسناد کاغذی کمتری داشته باشند، در حالی که برخی دیگر با روش های قدیمی تر راحت ترند. صرف نظر از اینکه جز کدام گروه هستید، بخاطر داشته باشید که نرم افزار باید در جهت نیازهای شما باشد. به عنوان مثال، اگر با اسناد کاغذی کمتر موافق هستید، نرم افزاری را انتخاب کنید که قابلیت مدیریت اسناد داشته باشد یا می توانید از ابزار مدیریت اسناد شخص سوم استفاده کنید.
آیا از مدیریت گردش کار استفاده می کنید؟
اگر جزء افرادی هستید که تمایلی به داشتن اسناد کاغذی ندارند، پس به نرم افزای نیاز دارید که قابلیت گردش کار داشته باشد یا امکان تهیه آن را به شما بدهد. از آنجایی که کاغذ زیادی جهت بررسی و تایید در پیرامون شما وجود ندارد، پس باید این قابلیت را داشته باشید که بتوانید فرایند تایید وظایف ساده یا پیچیده مانند شیت های زمانی را طراحی کنید.در واقع شما به یک نرم افزار crm در کنار نرم افزار حسابداریتان نیازمندید.
به موضوع امنیت داده ها توجه داشته باشید
مسئله امنیت داده های حسابداری همواره حائز اهمیت بوده و هست، چرا که حفظ اطلاعات شخصی شما، کارکنانتان و همچنین مشتریان امری مهم است. بنابراین سعی کنید نرم افزاری را انتخاب کنید که جوانب امنیتی آن نیاز شما در این زمینه را برآورده می کند.
ترجمه: صفیه تنها
تصحیح و بازنویسی : ایمان غلامی
